电子邮件是商业沟通的一种重要方式，我们应当注意培养自己发邮件的技巧。

在商界，与面对面交流甚至打电话相比，电子邮件沟通造成误解的概率要更高。不幸的是，电子邮件还是专业人士交流的主要工具之一。有时，它会导致严重的问题和困惑，而这本是可以避免的。

尽管面对面交流或打电话都是更好的选择，但有时却并不现实。电子邮件往往更快，也不容易打扰他人。那么，既然所有人都同意电子邮件是商业沟通的一种可行方式，我们就应当注意培养自己发邮件的技巧。

用电子邮件沟通的危险

在深入探讨怎样减少犯错，掌握发邮件的艺术之前，我们先简单看看职场中电子邮件带来的四大危险和风险，了解一下这种媒介的棘手之处。

• 语意不明。电子邮件通讯的最大危险在于语意不明。收件人无从得知发件人的语调变化和肢体表达。这使得识别讽刺、兴奋和其他可能的情感变得极为困难。

• 充满错误。我们在写邮件时常常会分心。当你同时忙着处理小智能手机和小屏幕上的工作时，发出的邮件很可能错漏百出。这会让邮件显得很不专业，容易造成误解。

• 拖延决定。尽管电子邮件会立刻发到收件人的邮箱中，但这并不意味着收件人会马上点开它。邮件往往得在几个小时之后才被看到，某些情况下这已经太晚了。

• 丢失信息。我们永远不知道电子邮件去了哪里，它们可能会丢失，有时候还确实丢失了。本应被送到的邮件如果没有进入收件人的邮箱，有时会导致严重的后果。

如果你已经在商界混迹数年，上述危险你可能都至少经历过一次。这只证明一点：提高交流能力是如今职场的重中之重。

提高邮件效果的建议和方案

那么，我们怎样才能把这些风险降到最低，让邮件更加有效呢？以下是一些建议：

• 给邮件起一个引人注目的标题。邮件的标题十分重要。如果你希望自己的邮件被更快打开，就必须在这方面做得更有策略一些。一个办法是以号召的口吻来写标题。与其用“约翰逊项目”作为标题，不如试试“请在下午3点前批准约翰逊项目”。

• 增加提示。所有邮件平台都有一项服务，让你在发送邮件前确认一遍。这个简单的弹出窗口可以让你避免很多麻烦，迫使你迅速检查一遍你写的内容。

• 简明扼要。冗长的邮件效果不好。人们通常只会快速浏览邮件，寻找重要信息，为什么不用他们希望的格式呢？以一个简单的介绍开头，然后列出关键点。

• 避免机密。Emily Post Institute的主任彼得·波斯特表示，你应当避免在邮件中讨论机密信息，即使你认为只有你和收件人才能看到邮件。万一邮件发错了人，你就要面对严重的后果了。

• 不要夹带情绪。一封愤怒的邮件比一个愤怒的电话更加糟糕。因为邮件是永久的。一旦你按下发送键，这封邮件就可以被分享、打印并永久储存。如果你发现自己的邮件很情绪化，就从桌子边站起来，在大厅里走一会再回来。这个简单的休息方法很多时候会让你重新评估后果。

• 重视签名。你的邮件签名十分重要。The Book Bank Foundation的丽莎·蔡司·帕特森表示：“有件事我一直在跟客户说，就是在邮件签名中附上自己所有的联系方式，以及头衔、公司名、社交媒体和网站，这样人们就能对他们和他们的公司有一个整体的了解。”

按照这些简单的建议，你可以彻底改变发邮件的方式。这些建议不会完全让你规避风险，不过它们绝对可以帮助你改善沟通方式，避免尴尬的失态，降低你把事情弄糟的概率。（财富中文网）

译者：严匡正